Z uvedených důvodů je lékařský zástupce ředitele pověřen funkcí vedoucího krizového štábu nemocnice, který spravuje ve smyslu Jednacího řádu Krizového štábu nemocnice, Organizačního řádu Krizového štábu nemocnice a Metodiky činnosti Krizového štábu nemocnice. Nezbytné dokumenty nemocnice vychází z dokumentů Ministerstva zdravotnictví ČR (Krizového štábu Ministerstva zdravotnictví ČR) a dokumentů krizového štábu správního úřadu (Krizový štáb kraje) a to proto, aby byla zajištěna provázanost dotčených orgánů krizového řízení a krizového vedení jak z hlediska časové osy, tak z hlediska obsahové náplně činností.

Současně je touto dokumentací upraven režim jednání, pohyb písemností, zadávaní a plnění úkolů apod.

Administrativní zázemí a funkci sekretariátu krizové štábu tvoří odborný útvar v  úseku ředitele nemocnice, útvar krizového managementu, svodné místo krizové, havarijní, traumatologické připravenosti a plnění úkolů civilní ochrany atd., odborně způsobilý pro výkon této funkce.

Požadavky na odbornou způsobilost pracovníků útvaru krizového managementu nemocnice tvoří zdravotnické vzdělání doplněné speciální způsobilostí, která je zajišťována rezortním systémem přípravy krizových manažerů v minimálně dvouletém cyklu (ve smyslu platnosti Bezpečnostní strategie a ustanovení zákona č. 96/2004 Sb.).